Verifactu es el reglamento que obliga a que los programas de facturación guarden cada factura de forma que no se pueda borrar ni retocar sin dejar rastro. Se habla mucho de él pensando en empresas, pero la mayoría de quienes facturan en España son autónomos, y para ellos las preguntas son más sencillas: si me afecta, desde cuándo y qué tengo que cambiar. Esta entrada responde a las tres con lo que dice la Agencia Tributaria.
Si te afecta
La Agencia Tributaria lo resume en sus preguntas frecuentes: Verifactu se aplica a quien emite facturas con un programa informático, salvo que esté en uno de estos casos:
- Está en el SII, el suministro inmediato de información del IVA, de forma obligatoria o voluntaria. El SII ya es un control más estricto, así que no se duplica.
- Tiene su domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra, que tienen su propio sistema, TicketBAI.
- Factura solo a mano, en talonario o en impresos rellenados a mano. Sin programa no hay nada que adaptar.
Para casi todos los demás autónomos la respuesta es sí: si tus facturas salen de un programa, ese programa tiene que cumplir.
Los regímenes que, en general, no facturan
Hay tres regímenes de IVA en los que Hacienda contesta «no con carácter general», porque quien está en ellos normalmente no tiene que emitir factura: el recargo de equivalencia (el pequeño comercio minorista), el régimen especial de agricultura, ganadería y pesca y el régimen simplificado (los módulos).
La palabra importante es «general». Si en alguno de esos regímenes emites facturas, por ejemplo porque tu cliente es una empresa, un profesional o una Administración, o porque vendes un activo, y lo haces con un programa, Verifactu sí se aplica a esas facturas.
Si facturas con Excel o Word
Es la duda más repetida, y la respuesta de la Agencia Tributaria es más matizada de lo que suele contarse. Usar una hoja de cálculo o un procesador de textos no te afecta si solo sirve para escribir los datos de la factura, imprimirla y guardarla. Sí te afecta si la hoja está preparada para procesar esas facturas y sacar directamente los libros registro del IVA.
Dicho de otra forma: una plantilla de Word que rellenas cada vez queda fuera; un Excel con fórmulas que lleva tu libro de facturas emitidas, probablemente no.
Desde cuándo
La fecha que es ley hoy la fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre:
- 1 de julio de 2027 para los autónomos y el resto de obligados que no pagan el Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de enero de 2027 para las sociedades.
El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció que quiere aplazar todo lo pendiente a octubre de 2028, para que coincida con la factura electrónica obligatoria. A la fecha de esta entrada ese aplazamiento no se ha publicado en el BOE, así que el 1 de julio de 2027 sigue siendo la fecha que vale. Lo contamos con detalle en Verifactu: ¿2027 u octubre de 2028?.
La sanción por usar un programa que no cumpla está en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria: cincuenta mil euros por ejercicio. No distingue entre empresas y autónomos.
Qué hacer según cómo factures
Con un programa de facturación comercial. Pregunta a tu proveedor si tiene la declaración responsable de Verifactu, el documento con el que certifica que su programa cumple. Tiene que poder verse dentro del propio programa. Si no la tiene o no te contesta, es momento de cambiar.
Con pocas facturas y sin programa. La Agencia Tributaria tiene una aplicación gratuita de facturación que cumple Verifactu y envía cada factura a Hacienda al emitirla. No tiene límite de facturas y se entra con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico. Tiene límites que conviene conocer antes de elegirla: no permite facturas simplificadas (tickets), porque toda factura tiene que llevar destinatario, ni varios destinatarios en una misma factura, ni algunos regímenes especiales como el de bienes usados o el de agencias de viaje.
Con Excel o Word. Si tu hoja solo escribe e imprime facturas, no estás obligado, pero piensa si te compensa: la factura electrónica entre empresas y profesionales llega en octubre de 2028 y una plantilla de Word no la va a cumplir. Si tu hoja lleva el libro de facturas, tienes que cambiarla por un programa adaptado o por la aplicación de Hacienda.
Con un programa hecho a medida. Aquí el trabajo es tuyo o de quien te lo hizo. Si lo encargaste como producto a un tercero, ese tercero es el productor y quien firma la declaración responsable. Si lo desarrollaste tú o alguien contratado por ti, el productor eres tú.
Lo que haríamos hoy
No esperaríamos al aplazamiento para empezar. Si tu forma de facturar te afecta, usa el margen para elegir algo que sirva también para la factura electrónica de 2028 y no cambiar dos veces. Y si tu programa es propio, revisa ya qué le falta: adaptarlo no se hace en una semana.
En Black Wings hemos integrado Verifactu en nuestro ERP interno y lo hemos probado. Si facturas con un programa propio o a medida y no sabes si cumple, haz el diagnóstico y te decimos qué le falta.